Nghiệp vụ quản lý vụ án

Các nội dung chính của Nghiệp vụ quản lý vụ án:
Sách bỏ túi dành cho Thẩm phán

Tái bản lần hai

William W Schwarzer

Alan Hirsch

Trung tâm Tư pháp Liên bang

2006

Ấn phẩm này của Trung tâm Tư pháp Liên bang được thực hiện trong khuôn khổ chức năng nhiệm vụ của Trung tâm là thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo cho thẩm phán và cán bộ ngành tư pháp. Quan điểm trình bày trong Ấn phẩm này là quan điểm cá nhân của các tác giả chứ không phải là quan điểm chính thức của Trung tâm Tư pháp Liên bang.

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Dẫn nhập

Phiên làm việc theo Quy tắc 16

Các vấn đề về thời gian và thủ tục

Xác lập quyền tài phán và các vấn đề chủ chốt

Phí luật sư

Ấn định thời gian tiến hành các phiên tố tụng tiếp theo

Hòa giải

Vai trò của thẩm phán

Khám phá bằng chứng của vụ án

Đơn đề nghị

Phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử

Xác định và giới hạn vấn đề

Xem trước các chứng cứ

Cân nhắc các hạn chế về thời gian diễn ra phiên xét xử

Hình thành các quy tắc cơ bản cho phiên xét xử

Cân nhắc việc sử dụng các thủ tục đặc biệt

Tìm hiểu một lần nữa cơ hội hòa giải

Xét xử

Bắt đầu phiên xét xử

Giúp đỡ Bồi thẩm đoàn

Chỉ thị, tóm tắt và nghị án

Xét xử bởi thẩm phán

Sử dụng nguồn lực của tòa

Tài liệu tham khảo có liên quan

Lời nói đầu

Thẩm phán William W Schwarzer, Giám đốc Trung tâm Tư pháp Liên bang từ năm 1990 đến năm 1995, là người viết cuốn sổ tay này vào năm 1991, với sự hỗ trợ của Alan Hirsch – là một trong những cán bộ cũ của Trung tâm. Những lời khuyên đưa ra trong cuốn sách này cho tới thời điểm này vẫn rất có giá trị nhất là đối với các thẩm phán mới vào nghề. Tôi đã đọc và cập nhật nội dung của cuốn sổ tay này một cách rất cẩn trọng. Cuốn sổ tay này cung cấp những thông tin cô đọng và súc tích hướng dẫn các bước cơ bản trong nghiệp vụ quản lý vụ án dân sự.  Đây cũng là một trong những nỗ lực hiện nay của Trung tâm nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực tư pháp trong quá trình tố tụng.

Barbara Jacobs Rothstein

Giám đốc, Trung tâm Tư pháp Liên bang

Dẫn nhập

Mục tiêu của hệ thống tư pháp được mô tả trong Quy tắc 1 - Quy tắc Tố tụng Dân sự Liên bang như sau: “đảm bảo rằng mỗi một hành vi tố tụng được quyết định một cách công bằng, nhanh chóng và ít tốn kém.” Nếu các thẩm phán muốn đạt được mục tiêu nói trên trong bối cảnh nguồn lực tư pháp hạn hẹp và chi phí tố tụng ngày càng gia tăng như hiện nay, thì điều quan trọng là họ phải biết cách quản lý quy trình tố tụng.

Quản lý vụ án là khái niệm có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau đứng từ góc độ các đối tượng khác nhau, và không có một phương pháp chính xác duy nhất nào để thực hiện nghiệp vụ này. Trên thực tế, hiện các quan điểm về những vấn đề mà chúng ta bàn tới hôm nay còn rất khác nhau. Song, điều được tất cả mọi người đồng ý là quản lý vụ án, về bản chất, là việc các thẩm phán xét xử chủ động sử dụng các công cụ một cách công bằng và theo nghĩa chung (và phù hợp với tính cách và phong cách của họ) để đạt được mục tiêu được mô tả trong Quy tắc 1. Các công cụ này bao gồm Quy tắc Tố tụng Dân sự và Hình sự Liên bang, các Quy tắc Liên bang về Bằng chứng, các quy tắc nội bộ, một số quy định trong Đề mục 28, và thẩm quyền vốn có của tòa. Mặc dù các thẩm phán hoạt động trong một môi trường phần lớn được định hình bởi các tập quán và thói quen, song sự sáng tạo và khả năng thích ứng với hoàn cảnh mới cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của nghiệp vụ quản lý vụ việc.

Đối mặt với những tập hồ sơ dày đặc, các thẩm phán liên bang có thể lo ngại rằng họ không thể xử lý được khối lượng công việc đồ sộ đó trừ phi phải tăng năng suất làm việc.  Trên thực tế, khối việc công việc nặng nhọc vất vả như vậy đã buộc họ phải học cách làm việc có chừng mực và đảm bảo sự hợp lý về thời gian để bản thân không bị kiệt sức. Chính điều này giải thích thêm cho lý do tại sao phải xử lý các vụ việc với mức độ hiệu quả tối đa.  Nếu một thẩm phán chỉ cần bỏ ra một chút thời gian ở giai đoạn đầu để thực hiện nghiệp vụ quản lý vụ án, thì sau này người đó sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tiết kiệm thời gian đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí cho cả tòa án và đương sự. Những thẩm phán cho rằng mình quá bận để thực hiện nghiệp vụ này thực tế lại không phải là những người bận rộn tới vậy.  Quả thật, các thẩm phán bận rộn nhất với những chồng hồ sơ dầy cộp thường là những người cần phải thực hiện các thông lệ quản lý vụ việc phù hợp nhất. 

Về kết cấu nội dung, cuốn sổ tay này mô tả khái quát những kỹ năng nghiệp vụ được các thẩm phán cho là có hiệu quả trong việc quản lý vụ án tại các giai đoạn tố tụng khác nhau. Bắt đầu là việc bàn về các buổi/phiên làm việc được tổ chức theo quy định của Quy tắc 16 – cụ thể là làm thế nào để việc áp dụng đúng đắn các thủ tục quy định có thể giúp các thẩm phán kiểm soát hiệu quả hơn vụ án mà mình phụ trách ngay từ đầu. Sau đó, Sổ tay sẽ bàn về một số nội dung của Quy tắc 16 – thương lượng, trao đổi bằng chứng/thông tin và làm đơn đề nghị - vốn là các yếu tố quan trọng trong quản lý vụ án và xem xét ban hành các quyết định của tòa. Việc thảo luận về các nội dung này cũng góp phần hỗ trợ cho việc thực hiện Quy tắc 16. Sau đó nội dung của tài liệu sẽ bàn tới việc quản lý vụ án trong phiên điều trần cuối cùng trước khi xét xử và sau đó là trong phiên xét xử. Phần cuối của Sổ tay sẽ bàn việc phương thức sử dụng nguồn nhân lực và vật lực của các thẩm phán. Để tìm hiểu thêm nội dung phân tích chi tiết các nghiệp vụ quản lý tranh tụng dân sự và mẫu đơn cũng như các lệnh khác mà một số thẩm phán và tòa án thường dùng, xin tham khảo cuốn Cẩm nang Quản lý Tranh tụng Dân sự (Hội nghị Tư pháp Hoa Kỳ 2001).

Cuốn cẩm nang này không có ý cho rằng phương thức quản lý vụ án được đề xuất ở đây là phương thức được ưa chuộng hơn các phương thức khác.  Tất cả những gì nêu ở đây chỉ là những thông tin cơ bản giúp từng thẩm phán suy nghĩ và lựa chọn những phương pháp hoặc kỹ năng phù hợp nhất với mình. Cuối cùng, xin có lời cảnh báo rằng các quy tắc nội bộ cũng như luật pháp của vùng tài phán có thể ảnh hưởng tới một số nội dung được bàn tới tại đây.

Phiên làm việc theo Quy tắc 16

Phiên làm việc tổ chức theo Quy tắc 16, đôi khi còn được gọi là buổi làm việc sơ bộ trước khi xét xử là nơi lần đầu tiên thẩm phán và các luật sư tiếp xúc với nhau. Mục đích của buổi làm việc này là để khởi động quá trình quản lý vụ án. Tính chất và phạm vi của buổi làm việc sơ bộ này thường bị chi phối bởi các quy tắc hoặc thông lệ cụ thể của từng hạt. Dù có những khác biệt nhất định, song mỗi tòa án đều tuân thủ nguyên tắc trọng tâm của Quy tắc 16, là mỗi cán bộ tư pháp phụ trách vụ án từ đầu, cùng với các luật sư, có nhiệm vụ xây dựng một chương trình phù hợp để đảm bảo việc giải quyết vụ án được tiến hành công bằng, nhanh chóng và không tốn kém.

Ở một số tòa, cán bộ tư pháp nói trên có thể chính là thẩm phán được phân công phụ trách vụ án. Việc sớm làm quen với vụ án sẽ giúp thẩm phán quản lý có hiệu quả và có thể sẽ là xét xử có hiệu quả hơn vụ án này. Tuy nhiên, ở một số tòa, các thẩm phán địa phương (là thẩm phán cấp thấp  nhất) thường chịu trách nhiệm giám sát quy trình trước khi xét xử. Để làm tốt công việc này thẩm phán địa phương cần tới sự hậu thuẫn của một thẩm phán hạt được chỉ định. Hai vị thẩm phán này thường phải thỏa thuận trước với nhau ngay từ đầu về phương thức quản lý vụ án và phối hợp thường xuyên với nhau.  Không thể để các luật sư có ấn tượng rằng việc khiếu nại về các quy tắc quản lý vụ án của các thẩm phán địa phương là việc làm dễ dàng.

Các vấn đề về thời gian và thủ tục

Quy tắc 16 yêu cầu tòa án phải ban hành một lệnh sắp xếp kế hoạch làm việc trong vòng 90 ngày kể từ ngày bị đơn trình diện hoặc trong vòng 120 ngày kể từ ngày đơn khởi kiện được tống đạt tới bị đơn. Tốt nhất là nên sắp xếp tổ chức buổi làm việc đầu tiên càng sớm càng tốt, trước khi các luật sư tập trung tìm hiểu vụ án và chuẩn bị soạn các đơn đề nghị. Mặc dù không phải vụ việc nào cũng cần được chú trọng như nhau, song vụ án nào cũng cần phải có kế hoạch làm việc và đều có thể phải thực hiện các hoạt động trao đổi bằng chứng/thông tin và làm đơn đề nghị. Một số vụ án chẳng hạn như các vụ thu hồi nợ của chính phủ hoặc khiếu nại của Sở An sinh Xã hội thì không cần phải tổ chức phiên làm việc đó.

Không nên coi việc triệu tập phiên làm việc theo quy tắc này là thủ tục mang tính chiếu lệ.  Những thẩm phán làm như vậy thường bỏ lỡ những lợi ích đáng kể mà phiên làm việc này mang lại. Các buổi làm việc kiểu này có thể là thời điểm các luật sư phát hiện ra sự thật hoặc tạo cơ hội cho các bên xây dựng các ý kiến tranh luận của mình. Các luật sư chịu trách nhiệm về vụ án – chứ không phải các trợ tá cấp dưới – cần phải tham gia phiên làm việc này và phải chuẩn bị lý lẽ biện hộ cho yêu cầu khởi kiện, các lý lẽ bào chữa của mình cũng như thảo luận về các bước tố tụng sắp tới.

Mặc dù Quy tắc 16(c) đã quy định chung về nội dung của một phiên làm việc, song các thẩm phán có thể bổ sung các nội dung khác phù hợp với từng vụ án. Trong khi nhiều thẩm phán chọn cách ban hành trước một lệnh tổ chức phiên làm việc, thông báo cho luật sư những gì họ cần làm, thì nhiều thẩm phán lại yêu cầu các luật sư nộp trước một bản tường trình đơn giản tóm tắt các tình tiết quan trọng của vụ án, trình bày quan điểm của họ đối với một số nội dung của phiên làm việc và đề xuất một kế hoạch chung để các bên cùng sắp xếp lịch làm việc. Không chỉ để tạo cơ sở xây dựng một chương trình làm việc cụ thể và hoàn chỉnh, thủ tục này còn buộc các luật sư phải thực hiện các công việc chuẩn bị cho phiên họp, suy ngẫm về vụ án và đạt được các thỏa thuận cần thiết. Việc phân tích này giúp loại bỏ được những khiếu nại hoặc những lý lẽ bào chữa không có căn cứ. Trong bất cứ vụ án nào, khi thẩm phán cho rằng các luật sư cần phải tham gia tích cực vào vụ án ngay từ đầu thì khi đó số lượng hồ sơ giảm đáng kể và vụ việc thì vẫn tiến triển. Tất nhiên, thẩm phán cũng cần phải chuẩn bị cho buổi làm việc, sau khi đã đọc các bản tranh tụng và báo cáo của luật sư.

Trong một số trường hợp, khách hàng cần tham gia, vì đây sẽ là cơ hội để họ nghe luật sư bên kia trình bày và tìm hiểu trước những nội dung liên quan tới quá trình tố tụng kể cả chi phí. Trên cơ sở đó, khách  hàng có thể tỏ thái độ phù hợp hơn đối với việc giải quyết vụ việc. Tuy nhiên, có một rủi ro là sự tham gia của khách hàng vào những buổi làm việc này có thể ảnh hưởng tới tính vô tư của các luật sư hoặc có thể một số khách hàng sẽ chú trọng tới những nhận xét ngẫu nhiên. Trong một số vụ án, có thể nên cho khách hàng có mặt tại tòa mặc dù họ không nhất thiết phải tham gia toàn bộ phiên làm việc.

Trong khi một số thẩm phán tiến hành phiên làm việc theo Quy tắc 16 thông qua hình thức công khai có sự tham gia của báo cáo viên của tòa, thì những thẩm phán khác lại tiến hành phiên họp kín, không chính thức để tạo điều kiện thảo luận và trao đổi hiệu quả hơn cũng như tìm kiếm được nhiều thông tin hơn.

Một số phiên làm việc (thậm chí cả các phiên điều trần xem xét đơn đề nghị) có thể được tiến hành thông qua điện thoại, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Song phiên làm việc đầu tiên liên quan tới một vụ án thường được tiến hành trực diện, với sự có mặt của cả thẩm phán và luật sư. Thường thì các luật sư sẽ không nói chuyện với nhau về vụ án trước khi họ xuất hiện tại tòa. Việc để các luật sư gặp nhau ở giai đoạn đầu để trao đổi về quá trình tố tụng là một trong những việc làm có tác dụng nhất trong nghiệp vụ quản lý vụ án.

Xác lập quyền tài phán và các vấn đề chủ chốt

Mục đích chủ yếu của phiên làm việc theo Quy tắc 16 là để thẩm phán và các luật sư tìm hiểu về bản chất nội dung vụ việc. Các bản tranh tụng thường có xu hướng che đậy những vấn đề thực tế thay vì làm rõ chúng. Tuy nhiên, trước khi đi vào vấn đề, thẩm phán luôn cần phải tìm hiểu vấn đề thẩm quyền đối với nội dung vụ việc, nếu không đây sẽ là một sai phạm không thể bỏ qua. Tình trạng này đôi khi cũng xảy ra, cụ thể là mãi tới giai đoạn phúc thẩm vấn đề thẩm quyền mới được đặt ra lần đầu và được thừa nhận. Vì thế, một tác dụng nữa của phiên làm việc trước khi xét xử này là nó góp phần hạn chế tình trạng quá trình tố tụng vẫn diễn ra để rồi sau này lại bị bác bỏ.

Sau khi đã xác lập được quyền tài phán liên bang, chức năng quan trọng nhất của phiên làm việc theo Quy tắc 16 là xác định các vấn đề mấu chốt. Hành động này góp phần làm giảm bớt số lượng những vụ việc ban đầu tưởng chừng như sẽ vất vả song thực tế lại đơn giản và dễ dàng hơn so với kỳ vọng ban đầu. Chẳng hạn, phiên họp theo Quy tắc 16 có thể giúp nguyên đơn hiểu rõ về quyền của mình trong việc tìm kiếm các biện pháp chế tài, nếu một ý kiến biện hộ nào đó ảnh hưởng tới khiếu nại. Việc giải quyết các khiếu nại bằng một đơn đề nghị, có thể thông qua một phiên xét xử riêng biệt sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Để phát hiện các vấn đề cơ bản trong một tranh chấp, đôi khi thẩm phán phải hỏi các luật sư rất nhiều câu hỏi về những vấn đề nằm ngoài phạm vi của các bản tranh tụng.  Các bên có thể đưa ra những lý do kiện tụng hoặc những lý lẽ biện hộ khiến người ta có cảm giác vụ kiện này rất phức tạp, song việc thăm dò cho thấy toàn bộ vụ việc chỉ xoay quanh tranh chấp về luật pháp hoặc các tình tiết hoặc không phải là vấn đề cần mang ra xét xử.

Phiên làm việc theo Quy tắc 16 cũng là thời điểm để thẩm phán trình bày về sự cần thiết, hoặc những hạn chế nếu có, đối với việc sử dụng lời khai của một chuyên gia theo Quy tắc 702 trong Quy tắc của Liên bang về Chứng cứ. Theo các quyết định của Tòa Tối cao trong vụ Daubert kiện Merrell Dow Pharmaceuticals, Inc., 509 U.S. 579 (1993), và Vụ Kumho Tire Co. kiện Carmichael, 526 S. Ct. 137 (1999), thẩm phán hạt là người giữ cổng – chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng cứ được đệ trình trên cơ sở các tiêu chí quy định trong Quy tắc 702. Tòa án cần tranh thủ phiên làm việc này để tìm hiểu sâu những vấn đề liên quan tới việc lấy lời khai chuyên gia, các loại chứng cứ có thể được xuất trình và những vấn đề có thể còn tranh cãi. Để tìm hiểu thêm thông tin về quản lý các chứng cứ của chuyên gia, xin tham khảo Cẩm nang Tham khảo về Chứng cứ Khoa học, tái bản lần thứ 2, 39–66 (Trung tâm Tư pháp Liên bang 2000).

Một chức năng quan trọng của phiên họp này là để thông tin về những biện pháp bảo vệ mà bên nguyên tìm kiếm – chẳng hạn, nguyên đơn định chứng minh những hình thức thiệt hại gì, trên cơ sở nào, và những biện pháp bảo vệ khác. Điều này giúp xác định bản chất của vấn đề tranh tụng. Việc thực hiện công việc này ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể các hoạt động trong giai đoạn trao đổi hồ sơ sau này. Chẳng hạn, nếu một tranh chấp thương mại dựa trên một hồ sơ kinh doanh bình thường chưa từng được đưa ra cho bên kia xem. Thì không cần phải tiến hành trao đổi tài liệu. Thẩm phán có thể trực tiếp yêu cầu công bố ngay hồ sơ đó và các luật sư phải báo cáo lại kết quả thực hiện bằng điện thoại vào một ngày nhất định. Tương tự, nếu bị đơn chỉ sử dụng các lý lẽ bào chữa dập khuôn để biện hộ cho mình, thì bên nguyên có thể sẽ phải tiến hành các hoạt động tìm kiếm chứng cứ vừa tốn kém vừa không cần thiết; nhưng nếu tận dụng phiên làm việc theo Quy tắc 16 nói trên để làm rõ đâu là những vấn đề thực chất tranh chấp thì thẩm phán có thể hạn chế được những sự lãng phí nói trên.

Phiên làm việc theo Quy tắc 16 cũng có thể được sử dụng để phát hiện những vụ án hoặc những yêu cầu khiếu nại còn thiếu cơ sở. Mặc dù theo thông báo yêu cầu các bên nộp bản tranh tụng của mình, các bên không cần phải cung cấp từng chi tiết có tính chứng cứ, song điều đó không có nghĩa là các bên có quyền khởi kiện dựa trên những vấn đề mà họ không có chứng cứ. Các bên không thể chỉ hoàn toàn dựa vào những phát hiện của mình để khởi kiện hoặc để đưa ra các lẽ bào chữa.  Đơn khởi kiện hoặc lý lẽ bào chữa đó phải có cơ sở thực tế hoặc ít nhất cũng phải có đầy đủ cơ sở làm điều kiện để một bên đi tiếp.

Việc xác định một cách cẩn thận ngay từ đầu các vấn đề có thể là cơ sở giúp phát hiện ra những vấn đề có thể được giải quyết bằng một phán quyết thực hiện theo thủ tục tố tụng đơn giản hoặc đơn giản một phần. Quá trình thảo luận có thể giúp tìm ra một số vấn đề pháp lý cơ bản trước đó luật sư chưa rõ hoặc có thể bị che đậy bởi một trong số họ. Các thẩm phán khi đã làm quen với một vụ việc thường sẽ phải quyết định xem tình tiết tranh chấp nào liên quan tới chứng cứ cần phải được giải quyết bằng phiên xét xử và tình tiết nào có thể được giải quyết trên cơ sở đơn đề nghị.

Phiên làm việc này không chỉ là cơ sở cho các đơn đề nghị mà còn là dịp để xác định các nội dung trao đổi thông tin cần thiết trước khi làm đơn. Làm như vậy là để tránh việc làm đơn kiến nghị hấp tấp và đảm bảo cơ sở hợp lý trình bày trong đơn. Phiên làm việc này sẽ góp phần ngăn chặn tình trạng đệ trình các đơn đề nghị đưa ra phán quyết theo thủ tục tố tụng rút gọn, có thể liên quan tới những vấn đề tranh chấp về tình tiết và chỉ làm lãng phí tiền bạc của các bên và thời gian của tòa.

Phí luật sư

Phiên làm việc theo Quy tắc 16 cũng có thể góp phần giảm bớt chi phí luật sư trong quá trình tranh tụng sau này. Sau khi các tranh chấp về nội dung được giải quyết tiếp đến là phán quyết liên quan tới phí luật sự.  Các bên thường tranh luận với nhau gắt gao về khoản tiền phí chính xác. Họ tranh cãi cả về thời lượng mà luật sư đã hoặc lẽ ra phải dành cho vụ án và về cả mức tính phí được coi là hợp lý. Những tranh chấp này có thể tránh được hoặc ít nhất có thể giảm thiểu nếu ngay từ đầu, thẩm phán đặt ra những quy tắc và những yêu cầu thích hợp liên quan tới việc ghi chép.

Ấn định thời gian tiến hành các phiên tố tụng tiếp theo

Quy tắc 16 yêu cầu thẩm phán phải ấn định thời gian để các bên hoàn thành việc trao đổi thông tin, nộp các đơn đề nghị, tham gia với các bên kia, và sửa đổi tài liệu tranh tụng. Thẩm phán cũng có thể thông báo thời gian công bố thông tin theo Quy tắc 26 và mức độ trao đổi thông tin, đồng thời ấn định thời gian tiến hành phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử và thời gian tiến hành phiên xét xử. Điều quan trọng là các ngày tháng này phải được ấn định từ đầu nếu có thể.  Đôi khi, trong một vụ việc nào đó, lượng thông tin cần thiết chưa đủ để có thể ấn định thời gian một cách hợp lý, và đôi khi phải tiến hành một phiên làm việc khác. Có những thẩm phán ấn định thời hạn trao đổi thông tin và ngày xét xử rất chắc chắn và không bao giờ thay đổi thời hạn này. Sự cứng nhắc này có thể phát huy hiệu quả trong những vụ án dân sự cần giải quyết nhanh chóng. Song nguyên tắc đó tỏ ra không khả thi đối với những tòa án có khối lượng vụ án hình sự dầy đặc có thể ảnh hưởng tới ngày giờ xét xử các vụ án dân sự. Tuy nhiên, hầu hết các thẩm phán đều cho rằng việc ấn định ngày xét xử chắc chắn là công cụ hữu hiệu nhất để quản lý vụ án. Vì thế, mọi nỗ lực hay động thái thực hiện đều không được làm thay đổi thời gian xét xử đã được ấn định.

Các thẩm phán thường phải định ngày cụ thể cho các hoạt động tiếp theo của một vụ án, dù đó là một buổi làm việc khác, hay là việc nộp đơn đề nghị hay bất cứ ngày nào mà các luật sư được yêu cầu phải thực hiện một công việc nào đó. Mỗi một vụ án nằm trong hồ sơ của thẩm phán đều phải có một ngày giờ cụ thể được đánh dấu trên lịch để tòa án chú ý.

Việc ấn định một thời gian biểu cụ thể tại phiên làm việc này không phải là việc thay cho mục tiêu xác định và giới hạn vấn đề.  Nếu ngay từ đầu có thể hướng sự chú ý của luật sư tới các vấn đề cần giải quyết, sau này có thể tránh được những hoạt động trao đổi hồ sơ/thông tin không cần thiết, góp phần giải quyết nhanh vụ án, hạn chế được những phiên xét xử vô nghĩa, và, nếu cần phải tiến hành xét xử, sẽ tăng cường tính hiệu quả và kinh tế của việc xét xử.

Hòa giải

Phiên làm việc theo Quy tắc 16 cũng là cơ hội để tìm hiểu khả năng hòa giải của vụ án.  Tất nhiên, sớm hay muộn thì hầu hết các vụ án đều sẽ được hòa giải, song thường là với những khoản chi phí, những lần trì hoãn và nhiều nỗ lực tư pháp không cần thiết. Việc tiến hành hòa giải bằng phương pháp truyền thống theo các bước tại tòa, sau hàng loạt các động thái như nộp đơn đề nghị và trao đổi thông tin, là rất lãng phí. Vì thế, nếu có thể, các thẩm phán nên cố gắng làm sao để vụ án được hòa giải càng sớm càng tốt.

Nhìn chung, tại phiên làm việc đầu tiên, luật sư thường không có điều kiện để đánh giá được các khả năng hòa giải vụ án bởi họ biết quá ít về vụ việc. Tuy nhiên, sau khi các vấn đề đã được làm rõ và giới hạn lại, họ có thể đánh giá một cách hợp lý về khả năng hòa giải trong vụ án mà chỉ cần trao đổi một ít thông tin với tài liệu. Việc lấy lời khai của nguyên đơn và có thể là bị đơn hoặc một nhân chứng quan trọng cũng như trao đổi một số tài liệu giấy tờ là tất cả những việc cần thiết.  Tất cả những việc này có thể được sắp xếp trước và luật sư có thể được yêu cầu phải quay lại vào một ngày cụ thể nếu  họ chưa giải quyết xong. Quá trình “khai thác thông tin theo giai đoạn này” thường giúp cho vụ án được giải quyết sớm hơn dự tính.

Ngay từ đầu vụ án, luật sư ít khi nghĩ về vấn đề thiệt hại. Các thẩm phán cần chú trọng ngay tới vấn đề này bởi điều đó có ý nghĩa quan trọng để đánh giá một cách thực tế. Nhiều luật sư không xem xét thỏa đáng các khía cạnh kinh tế của vụ án, lao vào tố tụng mà không tiến hành phân tích chi phí-lợi ích. Yêu cầu bồi thường của khách hàng có thể rất thỏa đáng, song thời gian và tiền bạc bỏ ra cho yêu cầu đó có thể không được đưa vào trong  nội dung phán quyết cuối cùng.  Phiên làm việc theo Quy tắc 16 có thể giúp luật sư có cơ hội tiến hành “kiểm tra thực tế” và khi bàn về việc dàn xếp một vụ án, cần chú trọng tới vấn đề thế nào là một kết cục mà khách hàng có thể chấp nhận.

Vai trò của thẩm phán

Bất cứ thời điểm nào gặp gỡ với luật sư, thẩm phán nên tìm hiểu về khả năng dàn xếp vụ án. Luật sư thường quan tâm tới việc dàn xếp (đặc biệt là vì lý do gia tăng chi phí) song cũng có thể xem xét vấn đề chấp nhận điểm yếu. Câu hỏi của thẩm phán thường phải được bắt đầu một cách nhã nhặn.

Cách tiếp cận vấn đề hòa giải vụ án của các thẩm phán thường không giống nhau. Một số thẩm phán có thể tích cực tham gia quá trình thương lượng để giải quyết vụ án mà mình phụ trách, vì họ cho rằng thẩm phán khác có thể không hiểu rõ về vụ án vì không có những thông tin cần thiết. Có những thẩm phán khác lại không làm như vậy vì cho rằng nếu vụ án được đưa ra xét xử, điều đó có thể làm cho họ bị tổn thương. Đây là quan ngại hợp lý vì việc tham gia thương lượng sớm hay muộn cũng buộc thẩm phán phải đánh giá và bày tỏ quan điểm về điểm mạnh của yêu cầu khởi kiện hoặc lý lẽ bào chữa. Làm như vậy sẽ làm ảnh hưởng tới diện mạo của tính công bằng trong quá trình tố tụng sắp tới và có thể làm cho cả thẩm phán và các bên đương sự đều cảm thấy không thoải mái. So với các vụ án được xét xử bằng các thẩm phán độc lập, thì đối với các vụ án xét xử bằng bồi thẩm đoàn, vấn đề này ít phiền toái hơn.  Tuy nhiên, trong mọi vụ án, trừ phi các bên yêu cầu thẩm phán làm luôn vai trò của thẩm phán hòa giải và bỏ qua vấn đề điều kiện, thường thì người ta tuyển dụng một thẩm phán khác của tòa – có thể là một thẩm phán hạt khác hoặc một thẩm phán địa phương  - giữ vai trò thẩm phán hòa giải. Nhiều tòa án cũng đã hình thành các chương trình ADR (Giải quyết tranh chấp bằng con đường ngoài tòa án) như một kênh giải quyết các vụ án.

Tất nhiên, không phải vụ án nào cũng có thể tiến hành hòa giải. Tranh chấp có thể liên quan tới một nguyên tắc quan trọng đối với các bên hoặc một vấn đề mà việc giải quyết vấn đề đó có tác dụng định hướng cho hành vi ứng xử của các bên khác.  Hơn nữa, đối với các yêu cầu vô căn cứ của các bên, không nên hỗ trợ bên đó bằng cách tiến hành việc hòa giải một cách phiền hà. Các thẩm phán tích cực tham gia vào quá trình đàm phán hòa giải cần nhạy cảm trong việc cân nhắc các nội dung trên và cần tránh sử dụng quyền hạn của mình để gây áp lực không cần thiết cho các bên. Vai trò của các thẩm phán là hỗ trợ chứ không phải ép buộc các bên hòa giải.

 

Khám phá bằng chứng của vụ án

Trong tố tụng dân sự, khám phá bằng chứng là một thủ tục tốn kém nhất và gây nhiều trì hoãn nhất. Các thẩm phán có thể hỗ trợ rất nhiều để đơn giản hóa thủ tục này. Theo Quy tắc 26(b), thẩm phán có quyền hạn rất lớn và quyền tự quyết để kiểm soát quá trình này. Cần sử dụng quyền hạn này một cách thỏa đáng để hạn chế chồng chéo, yêu cầu luật sư phải áp dụng phương thức ít tốn kém nhất để thu thập thông tin kể cả việc phát hiện các thông tin được lưu giữ dưới dạng điện tử, và để đảm bảo các chi phí thực hiện hoạt động này phù hợp với nội dung vụ việc.

Trong phiên làm việc ban đầu, thẩm phán cần xem xét kế hoạch phát hiện chứng cứ/thông tin của các luật sư trên cơ sở các nội dung nêu trên và cần đảm bảo kế hoạch đó tuân thủ với mục đích của Quy tắc 26(b). Các thẩm phán, nhìn chung, không nên sử dụng thời gian quý báu trong phiên làm việc này để lên kế hoạch tìm hiểu vụ án chi tiết với luật sư. Nên yêu cầu các luật sư trình bản kế hoạch đã được thỏa thuận và sau đó thẩm phán sẽ xem xét lại kế hoạch này một cách cẩn thận. Mặc dù, các quy tắc tố tụng dân sự đã quy định những hạn chế liên quan tới số lượng lời khai, lần thẩm vấn cũng như độ dài của lời khai, song tòa án có thể sửa đổi những hạn chế này. Vì thế, căn cứ vào yêu cầu tìm hiểu thông tin cụ thể đối với một vụ án, thẩm phán có thể điều chỉnh và tìm các cách khác để thu thập thông tin một cách tiết kiệm hơn. Việc lạm dụng quy trình phát hiện vụ án có thể là lý do để phạt, song những hình phạt vì lý do này sẽ không bao giờ phải cần đến nếu ta áp dụng một hệ thống quản lý vụ việc phù hợp.

Quá trình lấy lời khai của chuyên gia cần được quản lý một cách cẩn trọng.  Các bên thường trao đổi báo cáo của các chuyên gia trước khi lấy lời khai của họ - các báo cáo có thể tập trung vào việc nên hay không nên lấy lời khai của chuyên gia. Một chuyên gia sẽ không được phép đứng ra khai báo tại phiên xét xử trừ phi trước đó người này đã cung cấp lời khai. Vì thế, trong một số trường hợp nên để dành việc lấy lời khai của chuyên gia lại cho tới khi việc lấy lời khai và trao đổi thông tin khác đã được hoàn tất, để như vậy các bên có thể biết rõ hơn họ sẽ cần tới những lời khai nào của chuyên gia.

Một số thẩm phán hạt trao quyền cho các thẩm phán địa phương giám sát quá trình lấy lời khai và trao đổi tài liệu. Cho dù ai là người chịu trách nhiệm xử lý các tranh chấp trong quá trình này đi chăng nữa thì đều phải có kế hoạch kiểm soát tốt quá trình này. Cách kiểm soát hiệu quả nhất là cử một cán bộ tư pháp sẵn sàng tham gia giải quyết qua điện thoại bất cứ tranh chấp nào trong quá trình này. Phương pháp này đặc biệt có hiệu quả đối với những tranh chấp phát sinh trong quá trình lấy lời khai. Các luật sư có xu hướng hành xử hợp lý hơn khi họ biết chỉ cần một cú điện thoại là thẩm phán sẽ có mặt. Điều ngạc nhiên là những bất đồng kiểu đó được giải quyết rất nhanh chóng khi có sự tham gia của thẩm phán.  Hình thức làm việc qua điện thoại kiểu này cũng làm giảm bớt tình trạng chính những tranh chấp xảy ra trong quá trình trao đổi  bằng chứng và tài liệu là lý do cản trở quá trình tố tụng. Nếu quy trình quản lý được hình thành ngay từ đầu vụ án, những tranh chấp xảy ra trong quá trình này sẽ được giảm đáng kể.

Nhiều hạt tư pháp áp dụng quy tắc không cho phép các bên nộp các đơn đề nghị trao đổi bằng chứng và thông tin, trừ phi các bên đảm bảo rằng mình đã gặp gỡ nhau và đã cố gắng một cách ngay tình để giải quyết tranh chấp của mình. Ngay cả khi không có quy tắc này, các thẩm phán cũng thường đặt ra yêu cầu đó.

Đơn đề nghị

Các đơn đề nghị có một vai trò quan trọng trong quá trình tố tụng. Chúng giúp ngăn ngừa những phiên xét xử không cần thiết hoặc ít nhất là giúp giới hạn các vấn đề để đẩy nhanh quá trình xét xử. Tuy nhiên nếu các đơn kiến nghị vô nghĩa và vô căn cứ, chúng sẽ làm lãng phí thời gian và tiền bạc; nên trong mọi trường hợp nếu có thể thẩm phán cần hạn chế những loại đơn này. Ví dụ kinh điển là đơn xin bác án theo Quy tắc 12(b)(6) vì lý do không trình bày yêu cầu khiếu nại. Thông thường, có thể dễ dàng sửa chữa một sai sót được nêu. Tại phiên làm việc theo Quy tắc 16, thẩm phán có thể yêu cầu các bên nêu rõ những cơ sở cho đơn kiến nghị của mình và có thể quyết định trước về khả năng khắc phục một sai sót nào đó. Những sai sót có thể khắc phục được thường đối phương chú ý trước khi nộp đơn kiến nghị. Tương tự, cần hạn chế các luật sư nộp các đơn đề nghị theo Quy tắc 11. Hình thức đơn này chỉ được thực hiện trong những vụ liên quan tới hành vi ngược đãi, song quy tắc này có xu hướng đang bị lạm dụng.

Đối với những đơn kiến nghị có tính thủ tục và kết quả đã rõ ràng, thì không cần tiến hành điều trần. Nếu đơn kiến nghị liên quan tới một vấn đề khó hoặc bị hạn chế, luật sư nên tới tòa để trả lời các câu hỏi và giải quyết những quan ngại của thẩm phán. Nội quy và lệnh sắp xếp lịch làm việc được ban hành theo Quy tắc 16 sẽ là cơ sở xác định thời gian nộp đơn đề nghị và ý kiến phản đối. Thời hạn cũng là vấn đề cần chú trọng để thẩm phán có đủ thời gian chuẩn bị cho phiên điều trần nếu cần.

Nếu có thể, thẩm phán cần chuẩn bị tinh thần để tòa án xem xét các đơn đề nghị.  Hầu hết việc giải quyết các tranh chấp cũng không dễ dàng hơn khi chúng được đưa trở lại tòa. Trên thực tế, khi thời gian trôi đi, vấn đề trở nên nguội đi và thẩm phán sẽ cần thêm thời gian để làm mới ký ức của mình.  Mặc dù các bên tố tụng có quyền được hưởng sự cẩn trọng của tòa án trong việc xét xử, nhưng tâm lý chung cho thấy các bên tranh tụng thường thích một quyết định nhanh chóng hơn là một quyết định hoàn hảo nhưng được đưa ra chậm chạp.

Phán quyết của các phiên tòa xét xử nên dừng ở những vấn đề cần thiết, song thường thì vấn đề pháp lý được đưa ra trong đơn đề nghị xét xử theo thủ tục rút gọn có thể có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với vụ án đang được tòa xét xử và đối với các vụ án khác nữa. Trong những vụ án đó, cần phải có ý kiến bằng văn bản.

Phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử

Giá trị của phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử được thể hiện ở hai khía cạnh. Thứ nhất, đây là nỗ lực hòa giải cuối cùng cho các bên và thứ hai đây là lần tập dượt cho phiên xét xử. Lý do khiến cho quá trình tố tụng dân sự hay bị trì hoãn và tốn kém đó là việc xét xử đôi khi không cần thiết hoặc diễn ra quá lâu và cần tới quá nhiều nhân chứng và vật chứng. Tại phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử, thẩm phán và các luật sư có thể xác định trước những vấn đề sẽ được xét xử và chứng cứ nào là cần thiết. Đây cũng là cơ hội để đảm bảo chắc chắn là các luật sư đã chuẩn bị sẵn sàng cho phiên xét xử.

Bất chấp điều đó, một số thẩm phán lại coi đây chỉ là một phiên họp để ấn định thời gian cho phiên xét xử cuối cùng. Một số thẩm phán thì hơi thái quá, họ thường đòi hỏi việc chuẩn bị các bản tường trình, tóm tắt và quy định tỉ mỉ công phu. Có thể có một biện pháp trung dung hay được nói tới: tùy thuộc vào tình tiết của vụ án, nên làm bất cứ điều gì cần thiết để tạo cơ sở cho một phiên xét xử công bằng và có hiệu quả. Dưới đây là một số vấn đề mà thẩm phán cần xem xét khi tiến hành phiên làm việc cuối cùng này.

Xác định và giới hạn vấn đề

Ngay từ buổi làm việc đầu tiền, thẩm phán đã phải tiến hành xác định và giới hạn vấn đề, song công việc này vẫn cần được thực hiện trong phiên làm việc cuối cùng bởi khi đó mọi người đã hiểu rõ hơn về vụ án. Đây là cơ hội cuối cùng và là cơ hội tốt nhất để các bên tập trung vào vấn đề chính tránh lãng phí thời gian xét xử quý giá vào những vấn đề vô nghĩa hoặc không bị tranh chấp. Một cách để làm điều này là yêu cầu các bên nộp những chỉ dẫn dự kiến cho bồi thẩm đoàn (hoặc đề xuất kết luận về tình tiết hoặc luật pháp của hội đồng thẩm phán) trong đó quy định rõ ràng các quy tắc điều chỉnh của luật và các yếu tố kiểm soát đơn đề nghị của các bên.

Xem trước các chứng cứ

Bằng việc điều trần và kết luận về các đơn đề nghị xin bác chứng cứ (motions in limine), thẩm phán có thể bỏ qua được các tranh chấp về tính khả chấp của chứng cứ trong phiên xét xử. Phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử là cơ hội tiến hành phiên điều trần theo Quy tắc 104 của Quy tắc Liên bang về Chứng cứ để xem xét tính khả chấp của lời khai chuyên gia, và để thực hiện thẩm quyền được trao theo các Quy tắc 403 và 611. Thẩm phán có thể loại trừ những lời khai trùng lặp (chẳng hạn bằng cách hạn chế số lượng nhân chứng là chuyên gia hoặc các cá nhân khác của mỗi bên). Tương tự, thẩm phán cũng có thể loại bỏ lời khai về những vấn đề không phải là đối tượng tranh chấp. Ví dụ, nếu các bên không tranh chấp về người viết tài liệu, thì không cần phải có lời khai của chuyên gia nhận dạng chữ viết. Có thể tiên liệu trước các ý kiến phản đối lời khai, chẳng hạn bằng chứng dựa vào tin đồn, cũng có thể được giải quyết trước khi phiên xét xử diễn ra, kể cả những vấn đề liên quan tới phạm vi có thể chấp nhận của luận cứ mở đầu.

Các vật chứng dự kiến xuất trình cũng cần được xem trước để hạn chế số lượng và khối lượng. Sẽ chẳng có nghĩa gì nếu xuất trình một số lượng lớn các vật chứng nằm ngoài khả năng đọc và tiếp thu của các bồi thẩm. (Trả lời phỏng vấn sau khi xét xử, hầu hết các bồi thẩm đều phàn nàn về việc luật sư đã đưa ra quá nhiều bằng chứng.) Thẩm phán có thể đề nghị sắp xếp lại những vật chứng đồ sộ để giảm bớt những phần không cần thiết. Đôi khi, những thông tin thu được từ một số vật chứng có thể được xuất trình dưới hình thức vật chứng tóm tắt (theo Quy tắc Liên bang về Chứng cứ 1006). Việc xem trước các vật chứng như đã nói ở trên giúp tiết kiệm thời gian xét xử quý báu vì qua đó thẩm phán có thể quyết định vật chứng nào sẽ được chấp nhận và vật chứng nào thì không.

Cân nhắc các hạn chế về thời gian diễn ra phiên xét xử

Việc xét xử kéo dài quá lâu sẽ vừa gây tốn kém, vừa làm các bồi thẩm kiệt sức lại vừa cản trở quá trình tìm hiểu vụ án. Khi phiên xét xử có nguy cơ kéo dài, một số thẩm phán cho rằng nên hạn chế số lượng các nhân chứng và vật chứng của mỗi bên. Các thẩm phán khác lại cho rằng nên hạn chế thời lượng kiểm tra trực tiếp và kiểm tra chéo của các bên. Những hạn chế này có tác dụng rất lớn đối với tòa án và các bên đương sự song cần được áp dụng một cách cẩn thận sau khi đã tham vấn ý kiến của chuyên gia.

Hình thành các quy tắc cơ bản cho phiên xét xử

Phiên làm việc cuối cùng có thể ấn định các quy trình thủ tục tiến hành xét xử, kể cả thủ tục diện vấn và phương pháp lựa chọn bồi thẩm đoàn, thứ tự nhân chứng và kế hoạch xét xử theo ngày.

 

Cân nhắc việc sử dụng các thủ tục đặc biệt

Thẩm phán có thể thảo luận với luật sư và quyết định tính đúng đắn của việc phân chia vụ việc, việc trả lại các phán quyết của bồi thẩm đoàn, sử dụng một số phán quyết hay lời thẩm vấn đặc biệ hay bất cứ dàn xếp thời hạn hay thủ tục đặc biệt nào khác mà thẩm phán cho là phù hợp.

Tìm hiểu một lần nữa cơ hội hòa giải

Ở thời điểm này, khi các bên đã hiểu rõ về vụ việc, nếu thẩm phán có mào đầu, các bên có thể sẵn sàng hòa giải và giải quyết vụ việc.

* * *

Kết quả của phiên làm việc cuối cùng trước khi xét xử cần được tóm tắt lại trong một lệnh tiền xét xử. Để tiết kiệm thời gian, thẩm phán có thể đọc nội dung lệnh đó cho báo cáo viên của tòa vào cuối buổi làm việc với sự có mặt của luật sư.

Xét xử

Tại phiên xét xử, thẩm quyền quản lý của tòa án còn lớn hơn cả thẩm quyền được quy định trong các quy tắc, luật và quyết định khác. Thẩm phán có quyền hạn to lớn vốn có đối với việc quản lý vụ án, luật sư và các bên đương sự. Quyền hạn vốn có đó, nếu được sử dụng một cách thận trọng, sẽ giúp tòa án làm được những điều cần làm để đảm bảo việc xét xử được thực hiện công bằng, nhanh chóng và tiết kiệm.

Mặc dù nghiệp vụ quản lý vụ án khiến thẩm phán phải quan tâm tới những lĩnh vực trước đây hoàn toàn do các luật sư kiểm soát, song các thẩm phán cũng cần cẩn trọng để không lấy mất vụ việc từ tay các luật sư. Mặc dù tòa án có thể và nên đặt ra những giới hạn, xác định các vấn đề và hình thành các quy tắc cơ bản, song vẫn nên để các luật sư xử lý vụ án. Thẩm phán cần nhìn nhận đúng mức việc luật sư có nghĩa vụ đối với khách hàng của mình – những nghĩa vụ đôi khi có thể gây ra những căng thẳng so với mục tiêu mà tòa án đặt ra. Tương tự, luật sư là người hiểu rõ vụ án hơn thẩm phán – người chịu trách nhiệm quản lý vụ án. Nhiệm vụ của thẩm phán là phải tạo ra sự hợp lý bằng cách hình thành một khuôn khổ để quá trình tranh tụng diễn ra trên tinh thần xây dựng. Dưới đây là một số đề xuất quản lý các giai đoạn xét xử khác nhau.

 

Bắt đầu phiên xét xử

Mỗi tòa áp dụng một quy trình lựa chọn thành viên bồi thẩm đoàn khác nhau. Tòa có thể chọn bồi thẩm đoàn gồm từ 6 đến 12 người tùy thuộc vào việc phiên xét xử dự kiến sẽ kéo dài bao lâu, và nếu vụ án được xét xử bằng bồi thẩm đoàn thì tất cả các thành viên của bồi thẩm đoàn sẽ tham gia phần nghị án.

Theo Quy tắc 47, thẩm phán có quyền lựa chọn hoặc là tự mình tiến hành phiên diện vấn (để lựa chọn thành viên bồi thẩm đoàn) hoặc để các luật sư làm điều đó. Hầu hết các thẩm phán đều tự làm thủ tục diện vấn để đẩy nhanh quá trình chọn bồi thẩm đoàn.  Tuy nhiên, làm việc này một mình đồng nghĩa với việc phải làm một cách cẩn thận. Thẩm phán có thể yêu cầu những người được mời diện vấn hoàn thành trước một bảng hỏi trước khi gặp để sau này có thể tập trung vào các câu hỏi có trọng tâm hơn. Nếu thẩm phán chỉ đặt các câu hỏi chiếu lệ hoặc không dứt khoát không thôi thì chưa đủ.  Những người được chọn làm thành viên bồi thẩm đoàn phải được hỏi riêng và họ phải đưa ra những câu trả lời có tính mô tả về công việc, sở thích cũng như thái độ của họ đối với những vấn đề quan trọng. Bên cạnh đó, theo Quy tắc 47, luật sư phải được phép trực tiếp kiểm tra thêm hoặc trình câu hỏi lên thẩm phán. Các luật sư cũng rất muốn trực tiếp hỏi thêm các thành viên trong bồi thẩm đoàn. Việc cho phép không cần mất nhiều thời gian. Thẩm phán có thể giới hạn thời gian dành cho các câu hỏi bổ sung và không cho phép lặp lại câu hỏi nhiều lần.  Có thể dành thêm thời gian để phát hiện các thành viên bồi thẩm đoàn có thể có vấn đề bởi điều đó sẽ giúp tránh được khả năng oan sai sau này.

Ngày càng nhiều thẩm phán thừa nhận rằng việc đưa ra các chỉ thị cụ thể cho bồi thẩm đoàn trước khi xét xử là việc làm rất quan trọng. (Một số thẩm phán còn đưa ra những chỉ thị này trước cả phiên diện vấn, với mục đích giúp các thành viên bồi thẩm đoàn tương lai có thể trả lời các câu hỏi tốt hơn.) Việc chỉ thị trước giúp các thành viên bồi thẩm đoàn mường tượng được về phương thức tiến hành xét xử, cách hành xử của họ, và cách thức xem xét các chứng cứ nhận được và các quy tắc cơ bản khác. Các chỉ thị này cũng giúp thành viên bồi thẩm đoàn hiểu thêm về vụ án – các yếu tố của yêu cầu khiếu nại và ý kiến biện hộ và những vấn đề mà họ sẽ phải quyết định.

 

Giúp đỡ Bồi thẩm đoàn

Vì các thành viên bồi thẩm đoàn là những người sẽ quyết định về vụ án, nên các thẩm phán phải hỗ trợ từng ly từng tí để giúp họ hoàn thành nhiệm vụ khó khăn này. Việc trợ giúp các thành viên bồi thẩm đoàn đã trở thành một vấn đề ngày càng quan trọng nhất là trong các vụ tranh tụng phức tạp. Các thẩm phán không thể đóng vai trò thụ động hoặc dễ dãi. Họ cần phải cố gắng hết sức để giúp bồi thẩm đoàn hoàn thành tốt chức năng của mình.

Các thẩm phán cần nhìn nhận đúng việc phải đối xử tôn trọng với các thành viên bồi thẩm đoàn. Họ xứng đáng được như vậy bởi đã hy sinh đáng kể để thực hiện nhiệm vụ công ích này. Việc xét xử cần được bắt đầu đúng giờ. Cần tránh nghỉ dài. Không nên mời các thành viên bồi thẩm đoàn ra ngoài chờ trong thời gian các luật sư tranh luận; những vấn đề mà bồi thẩm đoàn không nên nghe cần được trình bày trước hoặc sau khi kết thúc ngày xét xử hoặc nên bàn trong lúc ăn trưa. Cần hạn chế các phiên làm việc của các thẩm phán cũng như bất cứ hình thức can thiệp khác vào quá trình xét xử. Các phiên luận tội, bản biện hộ và các nội dung khác cần được lên kế hoạch cụ thể để tránh làm ảnh hưởng tới quá trình xét xử.

Phiên xét xử cần diễn ra trôi chảy không có yếu tố bất ngờ. Vào cuối mỗi ngày xét xử, cần gặp với luật sư để xem xét trước những nhân chứng và vật chứng của ngày hôm sau, dự đoán những vấn đề liên quan tới bằng chứng và những vấn đề khác để đảm bảo luật sư không bị cạn kiệt nhân chứng.

Cần khuyến khích luật sư (và yêu cầu các nhân chứng) trình bày một cách rõ ràng sử dụng tiếng Anh đơn giản. Khi các nhân chứng khai báo về các vật chứng, luật sư cần giúp các thành viên bồi thẩm đoàn theo kịp bằng cách sử dụng các dụng cụ trực quan. Thẩm phán cần sẵn lòng giải thích cho các thành viên bồi thẩm đoàn về bất cứ thủ tục nào mà họ chưa hiểu hoặc tóm tắt lại tiến trình vụ án.

Thẩm phán cũng nên tham khảo các biện pháp khác để hỗ trợ bồi thẩm đoàn.  Chẳng hạn, hầu hết các thẩm phán đều cho phép các thành viên bồi thẩm đoàn được ghi chép (trên cơ sở các hướng dẫn phù hợp). Một số thẩm phán còn chuẩn bị cả sổ ghi chép cho các thành viên bồi thẩm đoàn trong đó có tên tuổi và danh tính của các nhân chứng và các thông tin cần thiết khác. Một số thẩm phán lại cho rằng việc cho phép thành viên bồi thẩm đoàn trình câu hỏi bằng văn bản có thể hỗ trợ họ rất nhiều trong việc tìm hiểu vụ án.

 

Chỉ thị, tóm tắt và nghị án

Nếu luật sư nộp trước các nội dung chỉ dẫn cho bồi thẩm đoàn hoặc các bản cáo buộc trước khi xét xử, thẩm phán sẽ có thời gian để sắp xếp và đơn giản hóa các tài liệu này trong quá trình xử lý vụ án đồng thời có thể bổ sung sửa đổi những tài liệu đó cho phù hợp với tiến trình xét xử vụ án và yêu cầu bổ sung của luật sư. Thủ tục này cho phép các thẩm phán giải quyết xong các vấn đề này ngay khi đóng bằng chứng và chuyển ngay sang phần biện luận cuối cùng.

Rõ ràng, điều quan trọng là phải đảm bảo bồi thẩm đoàn hiểu rõ các nội dung chỉ thị của tòa dành cho mình. Các chỉ thị này phải được làm bằng văn bản, sử dụng tiếng Anh thông dụng dễ hiểu chứ không phải ngôn ngữ của Luật sư. Các thẩm phán phải sẵn sàng viết lại nội dung chỉ thị theo yêu cầu của luật sư thành một bản văn xuôi đơn giản có bố cục rõ ràng. Thay vì việc làm cho xong theo trật tự ngẫu nhiên, văn bản chỉ thị phải được bố cục cẩn thận theo trình tự logic của vụ án. Nội dung chỉ thị phải ngắn gọn súc tích; vì khả năng chú ý của một thành viên bồi thẩm đoàn không phải là vô hạn. Tòa án không nên đưa ra chỉ thị, ngay cả khi được yêu cầu, trừ phi cần phải làm như vậy bởi vì quá nhiều chỉ thị khiến cho mọi sự trở nên khó hiểu mà thôi.

Quy tắc Tố tụng Dân sự số 51 cho phép thẩm phán đưa ra chỉ thị cho bồi thẩm đoàn trước và sau khi trình bày luận cứ cuối cùng. Nhiều thẩm phán cho rằng việc đưa ra chỉ thị trước khi trình bày luận cứ sẽ tiết kiệm được thời gian bằng cách làm cho luật sư không cần phải xem trước các nội dung chỉ thị khi tranh luận; và điều này đổi lại sẽ làm giảm khả năng bị phản đối. Nếu nghe nội dung chỉ dẫn trước, bồi thẩm đoàn có thể thu được nhiều thông tin hơn từ phần lập luận của các luật sư. Cần khuyến khích luật sư trình bày ngắn gọn phần lập luận cuối cùng của mình – nên dành cho mỗi bên không quá một tiếng.

Nếu chỉ nghe ý kiến chỉ thị của thẩm phán một lần, bồi thẩm đoàn khó có thể hiểu và nhớ hết. Vì thế, hầu hết các thẩm phán đều phát cho mỗi thành viên một bản sao của bản cáo trạng để mang vào phòng. Kinh nghiệm cho thấy làm như vậy không ảnh hưởng gì tới việc ra phán quyết. Việc lưu trữ trên máy mẫu của các nội dung chỉ thị chung cho bồi thẩm đoàn, sau đó thực hiện những sửa đổi thích hợp cho phù hợp với từng vụ án cụ thể sẽ tạo điều kiện cho thẩm phán ban hành chỉ thị cho bồi thẩm đoàn.

Thẩm phán phải đảm bảo mọi vật chứng trước khi được gửi cho bồi thẩm đoàn phải được kiểm tra kỹ càng bởi cán bộ cảnh sát phụ trách an ninh tại phiên tòa và toàn bộ luật sư. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bồi thẩm đoàn không phải xem xét những tài liệu không liên quan chẳng hạn các vật chứng đã bị loại trừ.

Những người biết suy nghĩ thường không đồng tình với việc ra phán quyết đặc biệt. Các phán quyết kiểu này có thể giảm bớt khả năng phải xét xử lại toàn bộ vụ án sau khi đơn phúc thẩm một phần được chấp nhận, song chúng làm cho các phán quyết ngày càng không thống nhất.  Vì thế các phán quyết đặc biệt cần được xây dựng cẩn trọng với sự hỗ trợ của luật sư.

Trong quá trình nghị án, bồi thẩm đoàn có thể gửi câu hỏi cho thẩm phán hoặc yêu cầu được tòa án tiếp tục chỉ thị. Thẩm phán luôn cần tham vấn với luật sư trước khi trả lời và chỉ trả lời công khai. Nếu có thể, bồi thẩm đoàn phải được hỗ trợ trong quá trình ra phán quyết, tuy nhiên trong những thời hạn nhất định, chẳng hạn thẩm phán cần tránh việc tham gia đọc lại từ đầu toàn bộ các lời khai dài lê thê. Nếu bồi thẩm đoàn có yêu cầu đọc lại, cần yêu cầu bồi thẩm đoàn giới hạn yêu cầu của mình ở một lời khai cụ thể. Một số thẩm phán, ngay từ đầu vụ án, đã chỉ thị cho các thành viên bồi thẩm đoàn về việc không được phép đọc lại, vì thế các thành viên bồi thẩm đoàn phải lắng nghe chăm chú.

Khi bồi thẩm đoàn thông báo họ lâm vào tình thế bế tắc không thể xử lý được vấn đề, khi đó thẩm phán phải lựa chọn một cách khó khăn. Thông báo về phiên xét xử bất thành sẽ không được tuyên bố chừng nào sự bế tắc đó chưa được coi là vô vọng.  Trong khi đó vẫn cần động viên bồi thẩm đoàn cố gắng thêm — thẩm phán không được gây áp lực quá mức.

Phiên xét xử bởi thẩm phán

Mặc dù một phiên xét xử bởi các thẩm phán không phải thực hiện nhiều thủ tục như trên, song không phải vì thế mà một phiên xét xử theo hình thức này có thể diễn ra một cách cẩu thả và vô tổ chức. Mặc dù thẩm phán sẽ là người quyết định vụ án, song thẩm phán rất quan tâm tới việc kiểm soát vụ án, chỉ sử dụng những lời khai và vật chứng quan trọng, và các chứng cứ phải được trình bày theo trình tự hợp lý, dễ hiểu. Các thẩm phán không nên tiếp nhận bằng chứng với thái độ cứ để đó để sau này xem sau. Vì sau khi xét xử xong, thẩm phán sẽ bận bịu với những công việc khác, và đợi đến khi thẩm phán trở lại thì vụ việc đã nguội lạnh.

Trừ phi có những vấn đề nghiêm trọng liên quan tới độ tin cậy, thẩm phán mới có thể yêu cầu các bên xuất trình lời khai trực tiếp từ các nhân chứng của mình dưới hình thức văn bản tường thuật chi tiết. Tại phiên toà, văn bản tường thuật này có thể được nộp thay cho các bản khai trực tiếp, có thể bị phản đối, được bổ sung và kiểm tra chéo. Điều này góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ kiểm tra trực tiếp và kiểm tra chéo, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định.

Ngay sau khi nhận được bằng chứng, thẩm phán có thể để các luật sư trình bày ý kiến biện hộ của mình như trong tình huống xét xử thông qua bồi thẩm đoàn. Làm như vậy có thể tránh được các bản tóm tắt sau xét xử, trừ những vụ án liên quan tới các vấn đề pháp lý phức tạp. Nếu có thể, thẩm phán cần chuẩn bị tinh thần đọc phần ý kiến của mình cho thư ký tòa chép lại sau khi kết thúc phần luận cứ kết thúc.

Sử dụng nguồn lực của tòa

Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và vật lực của thẩm phán có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi giai đoạn quản lý vụ việc. Mặc dù sử dụng như thế nào các cán bộ hỗ trợ tư pháp, thư ký hành chính và thư ký luật pháp đều tùy thuộc vào cách thức của từng thẩm phán, song nhìn chung, trong mọi trường hợp đều có những nội dung chung cần cân nhắc như sau:

Thư ký hành chính trong phòng xét xử có vai trò rất lớn (mà vai trò này thường không được nhận thức đúng mực). Thư ký phòng xét xử không chỉ đơn giản là người tiếp nhận và lưu trữ giấy tờ. Họ còn là các trợ lý hành chính, quản lý lịch làm việc của thẩm phán và trao đổi thông tin với luật sư.  Một số thẩm phán giao cho trợ lý tư pháp của mình làm việc này. Dù thế nào đi chăng nữa thì luật sư là người phải biết làm thế nào để thông tin một cách hiệu quả và sẽ có một người nào đó trong số các cán bộ của tòa án phải chuẩn bị tinh thần làm điều này. Người đó phải thông tin cho luật sư biết những gì họ được kỳ vọng và phải thông báo cho thẩm phán về các diễn tiến của vụ án, chẳng hạn liệu vụ án có thể được thương lượng hay không và liệu các luật sư đã chuẩn bị tinh thần hay chưa.

Các thư ký luật pháp của tòa – những người chủ yếu chịu trách nhiệm phụ trách lịch xét xử đơn đề nghị và các yêu cầu tìm kiếm thông tin khác – cũng là các đối tượng phải được sử dụng hiệu quả. Đội ngũ này cần phải được chỉ thị và giám sát một cách đầy đủ nếu không họ sẽ dành rất nhiều thời gian cho việc nghiên cứu là điều không có mấy tác dụng đối với tòa án. Các thẩm phán luôn cần nắm rõ những vấn đề cụ thể mà mình cần được giúp đỡ, đảm bảo các thư ký hiểu rõ bối cảnh thực tế của vấn đề. Các thẩm phán cần trao đổi với các thư ký luật để đảm bảo họ đi đúng hướng và để hạn chế những biên bản hoặc các tài liệu khác không cần thiết.

Hiện có rất nhiều biện pháp công nghệ sẵn có giúp cho công việc của các thẩm phán có hiệu quả hơn, sửa đổi những tài liệu giấy tờ mà thư ký của họ chuẩn bị giúp và giám sát tài liệu và lịch làm việc. Máy tính cá nhân tại các phòng làm việc và hệ thống điện tử phục vụ việc lưu trữ vụ án/quản lý vụ việc (CM/ECF) đều là những công cụ quản lý vụ án có giá trị. Các công cụ giao nộp bằng chứng và các biện pháp công nghệ khác trong phòng xét xử cũng có thể giúp các luật sư trình bày về vụ án của mình và giúp các thành viên bồi thẩm đoàn hiểu thêm về bằng chứng. Các thẩm phán cần tìm hiểu về các công nghệ áp dụng tại tòa và học cách sử dụng chúng.

Tài liệu tham khảo có liên quan

Dưới đây là thông tin bổ sung về nghiệp vụ quản lý vụ án. Trung tâm Tư pháp Liên bang có phân phát các ấn phẩm này cho các thẩm phán mới vào nghề. Bản sao có thể được cung cấp theo yêu cầu.

·        Alan Hirsch & Diane Sheehey, Ra phán quyết về phí luật sư và Quản lý phí tranh tụng, tái bản lần 2(Trung tâm Tư pháp Liên bang 2005)

·        Sổ tay Quản lý Tố tụng Dân sự (Hội nghị Tư pháp Hoa Kỳ 2001)

·        Sử dụng Hiệu quả Công nghệ trong Phòng xét xử (Trung tâm Tư pháp Liên bang và Viện Nghiên cứu Xét xử Quốc gia 2001)

·        Robert Niemic, Donna Stienstra & Randall Ravitz, Hướng dẫn Quản lý Vụ án trong các thủ tục ADR (Trung tâm Tư pháp Liên bang 2001)

·        Barbara Rothstein & Thomas Willging, Quản lý Tố tụng các Vụ kiện Tập thể: Sách bỏ túi dành cho Các thẩm phán (Trung tâm Tư pháp Liên bang 2005)

·        Cẩm nang các Vụ án Tố tụng Phức tạp, Tái bản lần thứ 4 (Trung tâm Tư pháp Liên bang 2004)

·        Cẩm nang Tham khảo về các Bằng chứng Khoa học, tái bản lần hai (Trung tâm Tư pháp Liên bang 2000)

·        Dành cho các thẩm phán chuyên về phá sản:

·        Cẩm nang Quản lý vụ việc dành cho Các thẩm phán chuyên về phá sản của Hoa Kỳ (Hội nghị Tư pháp Hoa Kỳ 1995)

Ban Giám đốc của Trung tâm Tư pháp Liên bang

Trưởng ban – Chánh án Hoa Kỳ

Thẩm phán Bernice B. Donald, Tòa án Hạt của Hoa Kỳ của Hạt phía Tây Tennessee

Thẩm phán Terence T. Evans, Tòa Phúc Thẩm Hoa Kỳ - Khu vực tư pháp thứ 7

Thẩm phán Khu vực Karen Klein, Tòa án Hạt Hoa Kỳ - Bắc Dakota

Thẩm phán Pierre N. Leval, Tòa Phúc Thẩm Hoa Kỳ - Khu vực tư pháp thứ 2

Thẩm phán James A. Parker, Tòa án Hạt Hoa Kỳ - New Mexico

Thẩm phán Stephen Raslavich, Tòa Phá sản Hoa Kỳ - Hạt phía Đông Pennsylvania

Thẩm phán Sarah S. Vance, Tòa án Hạt Hoa Kỳ - Hạt phía Đông Louisiana

Leonidas Ralph Mecham, Giám đốc Phòng Hành chính Tòa án Hoa Kỳ

Giám đốc

Thẩm phán Barbara J. Rothstein

Phó Giám đốc

John S. Cooke

Thông tin về Trung tâm Tư pháp Liên bang

Trung tâm Tư pháp Liên bang là cơ quan nghiên cứu giáo dục trực thuộc hệ thống tư pháp liên bang. Trung tâm được Quốc hội thành lập năm 1967 (28 U.S.C. Điều 620–629), theo đề xuất của Hội nghị Tư pháp Hoa Kỳ.

Theo quy định, Chánh án Hoa Kỳ sẽ làm trưởng Ban Giám đốc của Trung tâm. Các thành viên khác của Ban Giám đốc bao gồm cả giám đốc Văn phòng Hành chính của Tòa án Hoa Kỳ và 7 thẩm phán khác do Hội nghị Tư pháp bầu chọn.

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện nội dung chức năng và nhiệm vụ cơ bản của Trung tâm theo luật định. Bộ phận Giáo dục lên kế hoạch và thực hiện các chương trình giáo dục đào tạo cho các thẩm phán và cán bộ của tòa bao gồm các chương trình phát sóng qua vệ tinh, các chương trình nghe nhìn, các ấn phẩm và các gói đào tạo tại chỗ cho các tòa và các chương trình và nguồn lực trực tuyến. Bộ phận Nghiên cứu tiến hành kiểm tra và đánh giá các chính sách và thông lệ của tòa án liên bang hiện tại và có khả năng thay thế.  Các nghiên cứu này chủ yếu phục vụ cho hoạt động của Hội nghị Tư pháp. Hầu hết, các nghiên cứu này là do các ủy ban của Hội nghị yêu cầu để hỗ trợ cho các đề xuất chính sách. Các nghiên cứu của Trung Tâm cũng đóng góp đáng kể cho các chương trình giảng dạy của trung Tâm.  Hai Bộ phận này phối hợp rất chặt chẽ với hai đơn vị thuộc Văn phòng Giám đốc, là Phòng phát triển và Đổi mới Hệ thống và Phòng Thiết kế và Chính sách Thông tin, trong việc sử dụng các phương tiện truyền thông in, điện tử và chương trình phát sóng để tiến hành đào tạo và phổ biến kết quả nghiên cứu của Trung Tâm. Văn phòng Lịch sử Tư pháp Liên bang cũng giúp tòa án và tiến hành các nghiên cứu để bảo toàn lịch sử tư pháp liên bang. Văn phòng Quan hệ Tư pháp Quốc tế cung cấp thông tin cho các cán bộ tư pháp và pháp luật ở các nước khác và tiến hành đánh giá phương thức cung cấp thông tin về các diễn tiến trong hệ thống luật pháp quốc tế và các tòa án khác cho các cán bộ tư pháp liên bang để hỗ trợ hoạt động của họ.